Un canale efficace richiede visibilità, riservatezza e regole organizzative chiare

Il canale whistleblowing non è solo uno strumento tecnico. Per essere davvero efficace deve essere accessibile, protetto e inserito in una procedura chiara. Quando mancano organizzazione, formazione e regole di gestione, il problema non riguarda soltanto il gestore della segnalazione, ma l’intero sistema.

Dove deve essere accessibile il canale whistleblowing

Il canale di segnalazione deve essere facilmente raggiungibile da tutti i soggetti che possono utilizzarlo, non soltanto dai dipendenti. Per questo è importante fornire informazioni chiare sulla sua esistenza e raggiungibilità, sulle modalità di utilizzo e sulle procedure da seguire, anche tramite il sito internet dell’ente o dell’organizzazione.

In pratica, il canale dovrebbe essere collocato in una sezione dedicata e facilmente individuabile, così da rendere immediato l’accesso a chi intende effettuare una segnalazione.

Perché e-mail e PEC non sono sufficienti

Uno dei dubbi più frequenti riguarda l’uso di e-mail o PEC per inviare una segnalazione. Questi strumenti non sono sufficienti, da soli, a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante.

Il motivo è semplice: i sistemi di posta elettronica possono generare e conservare log e metadati che aumentano il rischio di identificazione. Per questo motivo, la soluzione più adeguata è rappresentata da strumenti informatici in grado di garantire la riservatezza del segnalante e del contenuto della segnalazione tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

Come funzionano segnalazioni orali, tempi e riscontri

La segnalazione orale non coincide con una comunicazione informale. Si tratta di un canale strutturato, che può essere predisposto mediante linea telefonica dedicata, sistemi di messaggistica vocale oppure attraverso un incontro diretto richiesto dal segnalante.

Una volta ricevuta la segnalazione, il gestore deve trasmettere un avviso di ricevimento entro 7 giorni e fornire un riscontro entro 3 mesi. Durante questo percorso, il sistema deve permettere eventuali richieste di integrazione e ulteriori interlocuzioni, sempre nel rispetto della massima riservatezza.

Segnalazioni anonime, MOG e conflitti di interesse

Anche le segnalazioni anonime possono essere prese in considerazione, ma solo se risultano circostanziate e supportate da elementi concreti. In questo contesto assume un ruolo centrale l’atto organizzativo o il Modello di organizzazione e gestione (MOG), che deve definire con chiarezza ruoli, responsabilità, procedure, modalità di conservazione e gestione dei conflitti di interesse.

Se il gestore si trova in una situazione di conflitto di interesse, devono essere previste procedure di astensione e sostituzione. Inoltre, la documentazione relativa alla segnalazione deve essere conservata per il tempo necessario alla gestione del caso e, comunque, non oltre 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.

Un sistema che va progettato, non solo attivato

La gestione del whistleblowing non si limita alla semplice attivazione di un canale di segnalazione. Per funzionare davvero, è necessario costruire un sistema strutturato e organizzato, in cui accessibilità, riservatezza, procedure e strumenti siano coerenti tra loro.

In assenza di questa struttura, il rischio è quello di avere un canale formalmente attivo ma poco efficace nella gestione concreta delle segnalazioni.

Al contrario, quando il sistema è progettato in modo corretto, il whistleblowing diventa un vero strumento organizzativo: supporta la gestione dei casi, tutela i soggetti coinvolti e contribuisce a rafforzare l’affidabilità complessiva dell’ente o dell’organizzazione.

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